YHDISTETTY REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

Henkilötietolaki (523/99) 10 §

Laatimispvm: 1.5.2018

1. Rekisterinpitäjä Ähtärin Kiekko-Haukat ry

2. Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Seuran puheenjohtaja, Petri Hella

2a. Rekisterin vastuuhenkilö

Tietosuojavastaava Annu Raivio

2b. Yhteyshenkilöt

Rekisteriin liittyvissä asioissa Jääkiekko- ja jalkapallojaostojen puheenjohtajat

2c. Tietosuojavastaavan yhteystiedot:

Ähtärin Kiekko-Haukat ry

Tietosuojavastaava Annu Raivio

puh. 040 5312562 sähköposti: toimisto@kieha.fi

Osoite: Honkaperäntie 16, 63780 Alastaipale

3. Rekisterin nimi

Jäsen- ja pelaajarekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Tietoja tarvitaan jäsenlaskutukseen sekä joukkueiden ja yhdistyksen toimintaan liittyvien asioiden hoitoon; tiedotus- ja viestintä, joukkueiden kokoonpanot, kilpailutilastot, vaatetilauslistat. Henkilötunnustietoja tarvitaan mahdollisten pelaajan tukihakemusten tekemiseen sekä palkkojen/palkkioiden maksuun.

5. Rekisterin pitämisen peruste

Tarvitaan toiminnan pyörittämiseen.

5a. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään seuraavia tietoja:

- Yhteystiedot (etunimi, sukunimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)

- Jäsenyyteen liittyvät tiedot (pelaaja, toimihenkilö, alaikäisen huoltaja)

- Muut kerättävät tiedot: pelaajan syntymävuosi ja henkilötunnus mahdollisten tukien hakua varten, joukkueen ikäluokka, jossa pelaaja pelaa sekä tieto pelaako jääkiekkoa/ jalkapalloa, vaatetilauksia varten koko.

5b. Rekisteriä käyttävät tietojärjestelmät

Rekisteritietokanta: MyClub

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään ainoastaan rekisteröidyltä itseltään.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille.

Ähtärin Kiekko-Haukat ry Rekisteri- ja tietosuojaseloste www.kieha.fi

8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto; Suostumus kerätään jokaiselta allekirjoitettuna, alaikäisten tiedot kerätään vanhempainvastuunkantajan suostumuksella ja allekirjoitettu asiakirja toimitetaan tietosuojavastaavalle. Asiakirja skannataan ja tallennetaan sähköiseen muotoon ja alkuperäinen hävitetään silppurissa tämän jälkeen. Sähköinen tiedosto on suojattu salasanalla. Tiedostoon pääsee käsiksi vain käyttöoikeuden saaneet henkilöt.

B. ATK:lle talletetut tiedot. Jäsen- ja pelaaja rekisteri on suojattu käyttäjäsalasanoin, jolloin rekisteriin pääsee käsiksi vain käyttöoikeudet saaneet henkilöt

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet määräytyvät EU tietosuoja-asetuksen artiklojen 15-22 mukaan:

- tietojen tarkastusoikeus

- tietojen korjaaminen ja poistaminen

- tietojen käsittelyn rajoittaminen

- tietojen siirto-oikeus

- vastustamisoikeus

Yhteyshenkilö rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa on tietosuojavastaava. Tietosuojavastaava Annu Raivio, Ähtärin Kiekko-Haukat ry

puh. 040 5312562 sähköposti: toimisto@kieha.fi

11. Virheen oikaisu

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (Henkilötietolaki 523/1999, 29§). Rekisteriasioista vastaavan henkilön on välittömästi virheen huomattuaan korjattava virhe tai ilmoitettava siitä henkilölle, jolla on riittävät oikeudet virheen korjaamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tiedon korjaamista, ja tieto korjataan ilman aiheetonta viivytystä. Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, annetaan siitä kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tiedon korjaamisesta. Korjauspyyntö tehdään kirjallisesti tai suullisesti rekisteriasioita hoitavalle henkilölle ja tarvittaessa rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan.Muissa tapauksissa korjaamispyyntö osoitetaan:

Ähtärin Kiekko-Haukat ry

Tietosuojavastaava Annu Raivio,

puh. 040 5312562 sähköposti: toimisto@kieha.fi

Osoite: Honkaperäntie 16, 63780 Alastaipale